Księgowość spółki z o.o. zawsze musi być prowadzona w formie księgowości pełnej bez względu na skalę działalności i wysokość rocznych przychodów. Taki obowiązek dotyczy wszystkich spółek z o.o., gdyż przepisy nie przewidują żadnych wyjątków od tej zasady. Co powinna obejmować pełna księgowość w spółce z o.o.? Na czym polega jej prawidłowe prowadzenie?
Obowiązkowe dokumenty w spółce z o.o.
Prowadzenie księgowości w spółce z o.o. wymaga rejestrowania większości operacji gospodarczych, a także okresowych dokumentów podsumowujących i objaśniających przeprowadzone transakcje. Do wymaganych dokumentów księgowych w pełnej księgowości należą:
- konta księgi głównej i pomocniczej,
- dziennik,
- zestawienie obrotów i sald w księdze głównej oraz na kontach pomocniczych,
- wykaz pasywów i aktywów w spółce z o.o.
Księgowość spółki z o.o. nigdy nie może być prowadzona w formie uproszczonej. Prowadzenie Książki Przychodów i Rozchodów (KPiR) jest w tym przypadku niezgodne z obowiązującymi przepisami, dlatego w przypadku przekształcania jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. należy przejść na pełną księgowość.
Pełna księgowość wymaga rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Każda kwota, która pojawi się na koncie spółki lub zostanie z niego wypłacona, musi być poprawnie zaksięgowana. Jakiekolwiek błędy lub niejasności mogą skutkować nałożeniem kar. W razie kontroli skarbowej w spółce z o.o. należy wyjaśnić pochodzenia każdej kwoty na koncie oraz sposób jej wykorzystania, aby uniknąć oskarżeń o pranie pieniędzy. W księgach rachunkowych należy przestrzegać wielu przepisów, które regulują sposób ich tworzenia oraz prowadzenia. Wszelkie odstępstwa od określonej przepisami formy mogą wiązać się z zakwestionowaniem całych działów w księgach rachunkowych lub rocznego sprawozdania finansowego.
Pasywa i aktywa oraz rozliczenie finansowe do KRS
Ważną kwestią w księgowości spółki z o.o. jest prowadzenie wykazu pasywów i aktywów. Pasywa wskazują na to, skąd spółka pozyskała pieniądze na zakup aktywów. Pasywa to zatem wkład początkowy spółki, a także wszelkie kredyty, leasingi. Wlicza się do nich również niezapłacone faktury od dostawców i zobowiązania wobec pracowników. Pasywa i aktywa muszą być sobie równe, co oznacza, że każda złotówka w pasywach musi mieć pokrycie w aktywach i odwrotnie. Rozbieżności w jednej z części wykazu pasywów i aktywów są niedopuszczalne.
Sprawozdanie finansowe przyjmuje formę zależną od wielkości spółki. Zgodnie z ustawą spółki z o.o. dzieli się na mikro, małe i pozostałe, które nie spełniają warunków zaliczenia do spółek mikro i małych. Dla każdej z nich obowiązuje nieco inny wzór sprawozdania finansowego. Im większa spółka z o.o., tym więcej szczegółowe powinno być sprawozdanie. Sprawozdanie finansowe wysyła się do KRS w formie elektronicznej w terminie określonym w ustawie. Do sprawozdań mają dostęp wszystkie osoby bez konieczności logowania się do portalu eKRS. Tym samym, sprawozdania finansowe w formie raportów są jawne.