Jakie dokumenty są potrzebne do zmiany nazwy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?
Zmiana nazwy firmy (spółki) – dla niektórych może się wydawać, że to banał. Co może być trudnego w dokonaniu zmiany nazwy? Po uważniejszym przyjrzeniu się prawu polskiemu, a dokładniej po zapoznaniu się z Kodeksem spółek handlowych, czyli ustawą zawierającą przepisy normujące ustrój spółek handlowych (w tym spółek z o.o.), dowiemy się, że nazwa jest częścią umowy spółki. Co to oznacza? Zmiana nazwy spółki tożsama jest ze zmianą w umowie spółki. To, jak można się spodziewać, już tak banalne nie jest. Jednak znając wszystkie niezbędne kroki, które należy podjąć, można bez problemu się z tym zmierzyć.
Jakie kroki należy podjąć?
Jak podaje strona rządowa, zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga:
- podjęcia uchwały wspólników o zmianie umowy spółki
- rejestracji zmiany umowy spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)
- ogłoszenia w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”.
Aby dokonać zmiany nazwy firmy (spółki), czyli dokonać zmiany w umowie, należy w pierwszej kolejności dokonać podjąć uchwałę o zmianę umowy spółki. Można tego dokonać podczas zgromadzenia wspólników. Sprzeciw wspólników nie przekreśla możliwość dokonania jakichkolwiek zmian w umowie spółki – według Kodeksu spółek handlowych “zmiany umowy spółki zapadają większością 2/3 głosów. Z kolei uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki wymaga większości 3/4 głosów.”
Jakie dokumenty są niezbędne?
Uchwała musi zostać złożona do KSR w formie protokołu sporządzonego przez notariusza. Protokół musi zawierać treść podjętej uchwały – z uwzględnieniem wyniku głosowania a także listę obecności. Wniosek o zmianę należy złożyć drogą elektroniczną na Portalu Rejestrów Sądowych i dołączyć do niego dokument posiadany już dokument notarialny z uchwałą wspólników dotyczącą zmiany treści umowy spółki (poprzez wpisanie w systemie PRS numeru CREWAN) oraz nowy tekst jednolity umowy spółki uwzględniający wprowadzone zmiany.
Dodatkowo, zgodnie z procedurą zmiany umowy spółki, wymaganym jest złożenie dowodu uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 250 zł, a także dowodu wpłaty za umieszczenie ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, wynoszącego 100 zł, a w przypadku procedury online – 300 zł.
Odnosząc się do Art. 255. KSH, każda zmiana umowy spółki z o.o. wymaga uchwały wspólników oraz wpisu do rejestru. W przypadku obniżenia kapitału zakładowego, niezbędna jest także uchwała zarządu oraz wpis do rejestru. Wszystkie te uchwały muszą zostać odpowiednio udokumentowane i zawarte w protokole notarialnym. Jeśli umowa spółki zawarta została przy użyciu wzorca umowy, może być ona modyfikowana w zakresie postanowień zmiennych umowy, w tym również co do wysokości kapitału spółki, przy użyciu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki z o.o., dostępnego w systemie teleinformatycznym, podjętej zgodnie z art. 2401. Taka uchwała jest równoważna z uchwałą wspomnianą w § 3.
W przypadku trudności z którymkolwiek etapem zmiany umowy spółki, firma może zwrócić się o pomoc do specjalisty. Biuro rachunkowe Tax Service z warszawskiego Mokotowa, zajmujące się między innymi księgowością spółek z o.o. i obsługą prawną swoich klientów udzieli pomocy zarówno przy rejestracji spółek VAT, ale także w przypadku zmian KRS VAT.